Moins de ressaisie, plus de temps pour le conseil
Les données de l'affaire sont saisies une seule fois. Les documents, les finances et les répertoires officiels s'en nourrissent, sans copier-coller.
Exemple : une vente immobilière
Tout ce qu'il faut pour gérer les affaires de votre étude
Génération d'actes depuis vos modèles Word, import ZEFIX, émoluments, répertoires officiels : les fonctionnalités de ValAct pour les études de notaire de Suisse romande.
1
Ouvrir l'affaire
Le formulaire propre à la vente immobilière demande exactement ce qu'il faut : bien-fonds, prix, conditions, échéances. L'affaire apparaît aussitôt dans la liste de l'étude, avec son étape.
2
Rattacher les parties
Le vendeur, déjà client, est lié en un clic avec tout son historique. L'acheteur reçoit un lien sécurisé et remplit lui-même ses données, que l'étude valide. La banque est importée du registre du commerce.
3
Générer les documents
L'acte de vente, la réquisition au registre foncier et les courriers aux parties sortent de vos propres modèles Word, déjà remplis. Ils sont classés dans le dossier SharePoint de l'affaire.
4
Suivre les finances
L'avance de frais, les débours et les émoluments sont suivis dans l'affaire. Vous savez à tout moment où en est son solde, et l'avoir éventuel à restituer est visible à la clôture.
5
Inscrire au répertoire
L'acte rejoint le répertoire des minutes avec ses données, prêt à être exporté en Word pour l'inspection annuelle.
Toutes les fonctionnalités, en détail
Six domaines qui couvrent la vie de l'étude, de l'ouverture des affaires jusqu'à l'inspection.
Affaires et clients
- Un formulaire métier par type d'affaire : seules les informations utiles sont demandées.
- Des clients saisis une seule fois, personnes physiques, morales ou communautés héréditaires, puis rattachés à chaque affaire selon leur rôle.
- Un lien sécurisé pour que le client remplisse lui-même ses données, validées ensuite par l'étude.
- La fiche de chaque client avec l'historique de ses affaires.
Registres et recherches
- Import du registre du commerce (ZEFIX) : raison sociale, siège, forme juridique et numéro IDE en un clic.
- Cartes de dangers naturels consultables depuis l'affaire, pour vérifier la situation du bien-fonds.
- Ce qui vient d'un registre officiel n'est jamais ressaisi, donc jamais mal recopié.
Documents
- Vos modèles Word existants, repris avec leur mise en page et leurs formulations.
- Actes, réquisitions au registre foncier et courriers générés en quelques secondes, déjà remplis.
- Un modèle configuré une fois sert ensuite pour toutes les affaires du même type.
- Chaque document classé dans le dossier SharePoint de l'affaire, et le courrier entrant numérisé rattaché à la bonne affaire.
Suivi financier de l'affaire
ValAct ne remplace pas votre comptabilité : il vous donne une vue claire des mouvements de chaque affaire.
- Avances de frais, débours et émoluments suivis dans l'affaire.
- Émoluments calculés selon le tarif applicable.
- Le solde de chaque affaire visible à tout moment.
- Les avoirs à restituer repérés à la clôture, pour ne rien oublier.
Répertoires officiels
- Répertoire des minutes, des actes en brevet et des actes pour cause de mort.
- Constitués à partir des affaires, sans ressaisie.
- Filtrables par période et exportables en Word pour l'inspection annuelle.
Équipe et suivi
- Notaires, collaborateurs et secrétariat sur les mêmes affaires, chacun avec ses droits.
- La liste des affaires en cours, avec leur étape et leur statut.
- Des notes partagées dans chaque affaire : ce qui a été fait, ce qui reste à faire.
- Des listes de travail définies avec votre étude, selon ce que vous suivez aujourd'hui de tête.
Un besoin propre à votre étude ? ValAct évolue avec les études qui l'utilisent : écrans, intégrations ou listes de suivi, nous les construisons avec vous.
Vos données restent sous votre contrôle
Votre SharePoint, la référence
Les documents sont classés dans votre environnement Microsoft 365. Aucun document n'est stocké chez nous, et ils restent accessibles même si l'application ne l'est pas.
Des accès maîtrisés
Chaque collaborateur dispose de son propre accès et de ses droits. La connexion est protégée, avec double authentification.
Hébergement en Suisse
L'application tourne dans des centres de données situés en Suisse, un point essentiel pour le secret professionnel.
Comment se passe la mise en place ?
Nous construisons ValAct avec votre étude, au fil d'ateliers de travail.
Vous n'avez rien à configurer vous-même.
1
Atelier de cadrage
Nous faisons le point sur votre étude : types d'affaires, rôles de chacun, modèles existants, outils en place. Vous repartez avec un planning adapté à votre situation.
2
Ateliers métier
Pour chaque type d'affaire, nous définissons ensemble les informations à saisir et les documents à produire. C'est souvent l'occasion de clarifier et d'harmoniser les pratiques de l'étude.
3
Reprise des modèles
Nous reprenons vos modèles Word existants. S'ils n'existent pas encore, nous les créons à partir d'actes que vous avez déjà réalisés.
4
Paramétrage et validation
Nous relions vos modèles aux données de ValAct, puis vous les testez sur des affaires concrètes avant le démarrage.
5
Formation et démarrage
Notaires, collaborateurs et secrétariat sont formés à leur usage. Nous restons à vos côtés pendant les premières semaines.
6
Évolution continue
Nouveaux types d'affaires, nouveaux modèles, listes de suivi : ValAct s'enrichit avec votre étude, au rythme de vos besoins.
Ce qui fait varier le calendrier
Chaque étude part d'un point différent. Quatre éléments font la différence :
Vos modèles
À jour, ils se reprennent vite. À créer, ils demandent quelques ateliers de plus.
Vos pratiques
Des types d'affaires bien définis accélèrent les ateliers métier.
Le périmètre
Commencer par les affaires les plus fréquentes permet de démarrer plus tôt.
Un référent
Une personne de l'étude qui suit le projet avec nous fait gagner du temps à tous.
Questions fréquentes
Devons-nous abandonner nos modèles d'actes ?
Non. Nous reprenons vos modèles Word tels quels et relions leurs champs aux données de l'affaire. Vos formulations restent les vôtres : vous pouvez les modifier à tout moment, et nous ajoutons les nouveaux champs pour vous.
Où sont stockés nos documents ?
Dans votre SharePoint, dans votre arborescence. ValAct n'en conserve aucune copie.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
La durée dépend surtout de votre point de départ : des modèles déjà à jour et des types d’affaires bien définis permettent de démarrer vite. S’il faut d’abord clarifier vos pratiques ou créer des modèles, nous le faisons ensemble lors d’ateliers de travail. Chaque étude avance à son rythme, et vous connaissez le planning dès l’atelier de cadrage.
Faut-il installer quelque chose ?
Non. ValAct s'utilise dans le navigateur et fonctionne avec Word et SharePoint.
Et si nous avons un besoin particulier ?
ValAct évolue avec les études qui l’utilisent. Vous nous soumettez vos idées d’amélioration, et nous construisons les évolutions avec vous.
Découvrez ValAct à l’œuvre
En 45 minutes, nous vous présentons l’application et générons un acte en direct.